会计电算化是将繁琐、单调、机械的会计核算工作交由计算机进行处理 , 提高会计核算的准确性、规范性和工作效率 , 减轻财会人员的劳动强度 , 使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来 , 更好地参与单位的经营决策 , 加强财务管理 , 使财务管理工作电算化 , 将会计数据进行汇总、统计、分析 , 提供管理和决策所必需的数据。会计电算化是会计工作从核算型向管理型转变的必然趋势 , 是现代会计工作的发展方向。

　　一、实行会计电算化应加强质量控制

　　会计信息是各单位各部门进行生产经营决策的基础依据 , 不准确或错误的会计信息会导致决策的偏差或错误 , 质量控制是会计法规的要求。实行会计电算化后 , 会计资料是由电子计算机按规定的程序生成。为保证计算机生成的会计资料真实、完整、安全 , 加强对会计电算化工作的规范 , 《会计法》做出了两方面规定 : 一是会计软件必须符合国家统一会计制度的规定 ; 二是用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成真实、完整的会计资料提供前提条件 , 但由于技术上、设备上、管理上及操作人员水平等方面的原因 , 生成的会计资料可能达不到要求 , 尤其在目前我国会计人员素质参差不齐 , 对电子计算机方面的知识掌握不多的情况下 , 很容易因人为因素导致会计资料失真。另外 , 《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》等相关法规也作了相应的规定 , 更体现进行会计电算化全面质量控制的重要性。

　　二、会计电算化的质量控制要素

　　影响会计电算化工作质量的因素很多。笔者认为 , 要保证会计电算化工作的质量 , 应着重从初始化设置、工作分工控制、输入控制与检查、审核与监督、安全控制等五个方面入手 , 制定相应的对策、措施。

　　 ( 一 ) 初始化与维护控制

　　初始化工作主要指为保证系统正常运行而进行的准备工作。如设置系统初始时间、明细科目、口令、余额初始化及各种参数和文件的设置等。初始化工作是后续工作的基础 , 因此会计软件必须重视初始化工作的控制。维护工作主要指对系统数据的备份和恢复 , 它是保证系统安全正确运行的重要措施。

　　 ( 二 ) 工作分工控制

　　 1. 岗位划分

　　会计电算化已由单机操作发展到网络运行 , 由多人按不同分工共同操作完成。依据内部控制制度的要求和会计电算化工作的特点 , 将会计电算化工作分为系统管理维护、操作录入、出纳、审核、档案保管等。各项工作之间相互联系、相互制约。

　　 2. 岗位权限与责任

　　各岗位被授予与工作内容相应的权限和职责。系统管理维护人员拥有较高权限 , 负责日常软、硬件的管理维护 , 并为其他人员授权。各操作人员应严格在授权范围内工作 , 出纳不得兼任录入、记账、审核、档案保管等工作。审核人员对其他操作人员录入的会计数据的准确性、合法性、合理性进行审核 , 但无权修改数据。为保证会计信息的准确、合理 , 操作录入人员录入数据后应仔细核对 , 并经审核人员审核签章后方可输出和记账 , 审核人员发现差错时应及时通知操作录入人员改正。未经审核的会计数据不得输出和记账。

　　 3. 岗位胜任

　　为确保工作质量 , 在工作分工时应考虑将工作分派给那些接受过培训并有能力完成该项工作的人员 , 否则会对工作质量带来较大的负面影响。

( 三 ) 输入控制与检查

　　输入控制是应用控制与质量控制的重点。输入控制就是在保证原始数据真实、准确的前提下 , 采取措施保证会计数据在编码、填制记账凭证及输入过程中能及时发现可能出现的差错并纠正。在电算化会计中 , 由于工具、载体、账务处理、会计组织等发生了根本的变化 , 会计控制也由人工控制变为人和计算机共同控制 , 使会计控制更为复杂 , 要求更加严密。但是操作简单 , 控制功能也更加有效。电算化会计信息控制除计算机本身的一般控制外 , 主要是指会计信息的输入、处理和输出控制。输入控制是指对数据采集和系统输入的控制 , 由于目前数据的采集和输入必须有人参与 , 而且数据输入的正确与否直接影响到处理和输出的结果 , 因而对电算化会计的输入控制显得尤为重要。为此 , 应制定标准化凭证格式 , 建立科目参照文件 , 设立科目代码校验位 , 有条件的可进行二次输入 ; 每一位参与电算化会计的人员都应执行合理授权控制 , 通过设置操作员口令和上机日志等控制手段 , 防止差错和舞弊行为 ; 还必须增设专人输入检查控制环节 , 未经检查 , 应无法进入下一步会计处理。会计信息处理和输出的控制 , 基本上是通过计算机程序自动进行的 , 主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力 , 系统设计应具有识别信息失误的能力。同时 , 要防止无关人员进入计算机程序操作。输入控制要不断加强操作人员的责任心和提高技术水平 , 因为计算机是由人来操作 , 目前的财务软件能判别凭证输入的借贷是否平衡 , 但不能检查运用的会计科目正确与否 , 比如某项业务应借记管理费用 , 贷记坏账准备 , 操作人员误输入借记管理费用 , 贷记管理费用 , 财务会计电算化软件就不能识别你输入错误 , 所以为了保证数据输入与会计科目运用的正确性 , 还要采取如下控制方法 :1) 建立科目对照检查 ;2) 借、贷平衡检查 ;3) 逻辑性检查 ;4) 人工复核检查。

　　 ( 四 ) 审核与监督

　　会计电算化工作质量要得到很好的控制 , 审核工作尤为重要。由于审核工作点多面广 , 一切输入、输出的会计资料包括凭证、账簿、报表、工资数据、固定资产资料等都需经过审核 , 审核可在事前、事中、事后进行。为减少人为差错 , 也可建立二级审核制度 , 审核人员完成日常审核 , 会计主管进行再审核。

　　 ( 五 ) 安全控制

　　为使会计信息系统安全有序地运行 , 应做好以下安全控制 : 未经授权不得上机操作 ; 各台计算机应设置开机密码和登录密码 ; 各操作人员应设置操作密码 , 对他人保密 , 并经常更换 ; 离岗时应退出系统 ; 禁止使用外来盘和安装无关软件 ; 不得用处理数据的计算机上网 , 网络是一个开放的环境 , 很难避免非法侵扰 , 在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的 , 除非它们在物理上断开连接。因此 , 网络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。这种攻击可能来自于系统外部 , 也可能来自系统内部 , 而且一旦发生将造成巨大的损失。定期用正版软件查毒、杀毒 ; 每天关机前在两台计算机上进行数据备份 , 有条件的单位可购置光盘刻录机进行光盘备份 , 以备系统遭受破坏时得到恢复 ; 加强对计算机、 UPS 等硬件的定期检查 , 发现问题时及时修复 , 为会计信息系统创造一个安全的运行环境。

三、会计电算化质量控制的对策与措施

　　 1) 任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证 , 摘要区规范填入 , 在机上填制的记账凭证编号应当连续 , 编号出现间断时 , 应在断号的第一张凭证上注明间断的编号 , 并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。

　　 2) 记账凭证必须经过复核人员签字后 , 才能根据其登记账簿 , 复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记账进行复核签字 , 同时要对打印输出的记账凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记账凭证 , 制单和复核不能是同一人。记账凭证在记账以前必须打印输出 ( 记账凭证清单 ), 没有打印输出的记账凭证不得登记入账。

　　 3) 总账及现金账和银行账均可采用计算机打印输出的活页账装订 , 出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证 , 收入或付出款项 , 出纳人员可以不登记订本式日记账 , 如现金处理收支较多可根据需要自设辅助账。每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表 , 并在表上签字盖章。

　　 4) 单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要 , 确定每月的记账期限 , 每月至少记账一次 , 每月月末以前应将当月所有收支及转账业务全部登记入账。至少每月核对一次总账 , 每季度核对一次明细账。

　　 5) 必须将储存在机器内的账簿数据打印输出为书面账簿 , 会计账簿打印间隔时间不得超过一个月 , 平时可以只打印已满页的账簿数据 , 但每年年末必须将全部账簿数据打印。

　　四、会计电算化应向更高层次发展

促使会计电算化向更高层次发展是建立企业管理信息系统的前提。我国会计电算化的当务之急是加强会计电算化发展方向的引导 , 促进会计电算化从核算型向管理型过渡 ; 重视会计电算化软件开发和二次开发 ; 引导会计电算化由单机向网络化和客户 / 服务器方向发展。目前 , 我国会计电算化还处于会计核算电算化的水平 , 或者说 , 现在仅仅实现了财务会计的电算化。而完整意义的会计电算化应该是财务会计和管理会计的全面电算化 , 而且会计电算化不是简单的财务会计电算化加管理会计电算化 , 而应该是财务会计与管理会计结合后的电算化。我们不能因为目前管理会计在企业应用还不普及或者有困难而停滞不前。管理会计在企业推广困难的原因尽管很多 , 但重要原因之一是其规范性和可操作性不如财务会计 , 因此 , 管理会计软件商品化、通用化比较困难 , 只能有针对性地开发研究。但是 , 管理会计电算化是以财务会计电算化为基础的 , 因为它们的数据同源 , 财务会计电算化能为管理会计电算化提供所需的财会信息。因此 , 企业应在实现财务会计电算化的基础上不失时机地推进管理会计电算化 , 促进管理会计在企业中的推广应用 , 真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能。

审稿：刘根华