会计档案是记录和反映单位经济活动的重要历史资料和证据，是国家和单位档案的重要组成部分。据有关部门统计，目前我国每年都会产生数以千万吨计的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案资料。另外，随着会计电算化事业的不断发展，对电算化会计档案的管理工作要求也越来越高。在这种情况下，如何严格按照国家的要求作好会计档案的管理，更好地发挥这些档案的应有作用呢？笔者根据自己的工作实践，谈几点体会供大家参考。

一、整理各类会计档案。对存放的手工会计档案，要及时认真细致地清理修整、妥善保管归档。对于会计电算档案是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的所有书面形式的纸质会计数据。会计电算化软件系统、程序及存储在磁性介质上的会计数据、资料，均应视同档案管理好，要及时整理、保存并妥善保管。

二、对会计档案进行分类。无论手工记帐还是计算机记帐都要先按照报表、账簿、凭证分为三大类，然后根据具体内容在分为若干小类。报表可分为月报、季报、年报。记帐凭证可按时间顺序排列。账簿可按照现金、银行、总帐、明细帐进行划分。

三、划定档案保管期限。在档案分类的基础上，要严格按照财政部、档案局的规定，将归档的会计资料划分为 3年、 5年、 10年、 15年、 25年、永久六大类保管期限。保管期限的划分，要根据档案的重要程度及查阅价值和内在联系等综合情况而定。对于电算化的会计档案，其保存期限与手工记帐方式相同。

四、做好会计档案立卷。档案立卷要根据用途和保管期限，按照手工或电算化的报表、账簿、凭证等资料的数量、类别，结合时间阶段的完整性，分成各个保管单元，编制会计档案保管清册。一定要将保管期限、类别相同的报表、账簿、凭证等组织在一起，如永久和永久的结合，短期和短期的结合，报表和报表、凭证和凭证、手工和手工、电算化和电算化分别组合在一起。

五、做好会计档案归档。在档案分类中除财务预算、决算等材料按文书档案归档外，对账本、凭证、报表等均按会计档案归档要求来整理。手工账簿死页、硬质封面保持原貌，不需加封面重新装订。对活页账簿如没有装订的，必须重新装订。电算化帐簿要加封面仔细装订。

六、做好会计档案交接。会计档案整理立卷，编制好“会计档案移交清册”（一式两份）后，就可办理手续移交到档案室（馆）进行保存。档案管理人员接收后，要进行编号、编目、贴标签等工作。以此来固定档案的位置，便于查找。标签可设单位、年号、类别、顺序号等等。还须设编号填目录，目录一式两份，档案室和会计人员各存一份，因为它即是会计档案的总登记簿，又是查找档案的好工具。

七、做到档案妥善保管。档案归馆（室）后，按照档案的号序入柜。为了查找方便，应按照类别、保管期限分开存放。无论手工还是电算化会计档案管理都要做好防磁、防火、防潮、防热、防冻、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有备份，存放在两处不同的建筑物内。采用磁性介质存贮的电算化会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。存放有磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

八、建立各种管理制度。根据本单位的具体情况，建立健全会计档案的立卷制度、保管制度、查阅登记制度、保密制度、归档制度、销毁制度等。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、安全保密。对电算化后的会计帐簿和会计报表保管，应当打印出书面形式，已便于保管，其保存期限按照《会计档案管理办法》的规定办理。

九、做好档案销毁工作。档案过了保管期限之后，就没有保存价值了，应按照《会计档案管理办法》由本单位的档案和财务部门共同指派专人销毁及监销。

审稿 :王吉杰